1.組建簽證專項(xiàng)管理團(tuán)隊(duì)
建筑企業(yè)要組建一支簽證專項(xiàng)管理團(tuán)隊(duì)，對項(xiàng)目中的簽證工作進(jìn)行專項(xiàng)管理。團(tuán)隊(duì)成員中應(yīng)至少配備一名造價人員、技術(shù)人員、法務(wù)專員，分別從施工技術(shù)、工程造價、法律規(guī)定及合同約定等四個角度對簽證進(jìn)行全面把關(guān)，確保每一份經(jīng)過監(jiān)理單位及發(fā)包人審核確認(rèn)的簽證都是一份有效簽證，可直接作為結(jié)算程序，同時避免過期補(bǔ)簽、簽而無效的情形出現(xiàn)。
2.建立合同培訓(xùn)及交底制度
建筑企業(yè)可根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)、規(guī)模及合同價款情況，就大中型項(xiàng)目設(shè)立合同培訓(xùn)及交底制度，可聘請專業(yè)律師團(tuán)隊(duì)對合同內(nèi)容進(jìn)行全面解讀，并對項(xiàng)目人員進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，將合同的有利條款和風(fēng)險條款、操作注意事項(xiàng)通過合同培訓(xùn)及交底的方式明確告知合同履約人員，讓每一個參與項(xiàng)目的技術(shù)、供應(yīng)、預(yù)算、財務(wù)等管理人員對合同內(nèi)容都有所了解，對自己的工作職責(zé)也做到心中有數(shù)。如此，建筑企業(yè)的簽證單質(zhì)量才可不斷提高。只有項(xiàng)目部人員的簽證和索賠的意識轉(zhuǎn)化成實(shí)際行動，才能為建筑企業(yè)預(yù)防風(fēng)險，開創(chuàng)效益。
3.嚴(yán)守合約，及時簽證
實(shí)際施工過程中，不少發(fā)包人代表經(jīng)常在工程例會上提出變更等要求，事后又不及時補(bǔ)發(fā)書面通知；還有不少項(xiàng)目經(jīng)理在出現(xiàn)可簽證情形時不及時簽，只顧埋頭苦干，而缺乏書面簽字確認(rèn)意識，導(dǎo)致很多簽證未及時辦理。因此，建筑企業(yè)應(yīng)更新“服從甲方，不辦簽證”等舊觀念，嚴(yán)格按照合同約定，該簽則簽，刻不容緩。建筑企業(yè)該應(yīng)重點(diǎn)注意的是，根據(jù)2013版施工合同第19款的相關(guān)規(guī)定，承包人不按合同約定的期限向發(fā)包人提出索賠的，則喪失索賠權(quán)利。
4.簽證時的注意要點(diǎn)
（1）以合同約定為準(zhǔn)：即注意審查簽證內(nèi)容是否屬于合同約定的工程范圍，對于簽證格式是否有明確約定；
（2）簽證的文字措辭恰當(dāng)，依據(jù)要充分，要求發(fā)包人確認(rèn)的意思表示明確；
（3）注意監(jiān)理人及發(fā)包人在簽證單上批注“簽收”與“同意”的區(qū)別；
（4）對于發(fā)包人或其代表發(fā)出的口頭指令，應(yīng)及時以書面形式要求發(fā)包人或監(jiān)理補(bǔ)充確認(rèn)；
（5）依據(jù)約定由發(fā)包人授權(quán)代表簽證：
第一，約定必須由多方共同簽字確認(rèn)才能生效的，應(yīng)遵照辦理；
第二，約定蓋章才能生效的，應(yīng)及時提請發(fā)包人加蓋公章；
第三，對于各代表人有權(quán)限分工的情形，簽證應(yīng)遵照辦理；
第四，發(fā)現(xiàn)授權(quán)文件授權(quán)不明時應(yīng)及時發(fā)函要求發(fā)包人澄清。
（6）重視甲供材料簽證：
第一，甲供料改為乙供料時，應(yīng)要求甲方發(fā)出書面指令，并明確乙供料計價方式等事項(xiàng)；
第二，甲供料范圍、損耗、計價方式等結(jié)算依據(jù)應(yīng)約定明確；
第三，涉及到設(shè)計變更等事實(shí)導(dǎo)致甲供料用量增加的，也應(yīng)及時簽證。
（7）積極與監(jiān)理、發(fā)包人等相關(guān)方溝通，創(chuàng)造良好的簽證氛圍；
（8）在發(fā)生爭議時，應(yīng)按照合同約定的索賠期限及時發(fā)出索賠意向通知書，否則將面臨逾期失權(quán)的不利后果。
5.規(guī)范簽證的送達(dá)方式
（1）結(jié)合簽證單的具體內(nèi)容，向發(fā)包人發(fā)出簽證單的同時抄送監(jiān)理、設(shè)計單位、勘察單位、指定分包商等相關(guān)方。設(shè)立收發(fā)文登記簿，對于不愿在文件上簽字的，可要求其在登記簿上簽收；
（2）建議采用EMS快遞（及時查詢簽收）或者雙掛號信的郵寄送達(dá)形式，建筑企業(yè)應(yīng)在EMS快遞單或掛號信上注明內(nèi)部文件詳細(xì)名稱及內(nèi)容，同時復(fù)印所寄文件，會同郵寄憑證和簽收證明一并保存。郵寄送達(dá)后，建筑企業(yè)應(yīng)及時到郵局復(fù)印收件人的簽收單原件，同時在EMS官網(wǎng)打印EMS送達(dá)記錄，并郵局加蓋查詢章后予以保存。
（3）采用E-mail、傳真等電子數(shù)據(jù)形式送達(dá)時，應(yīng)注意與其他證據(jù)形式結(jié)合使用。
（4）對于重要的簽證文件資料，諸如涉及到重大設(shè)計變更、工期順延等簽證，建筑企業(yè)亦可采用公證送達(dá)的方式，讓公證部門對送達(dá)資料內(nèi)容、送達(dá)過程進(jìn)行公證，增強(qiáng)證明效力。
此外，建筑企業(yè)還應(yīng)當(dāng)做好工程簽證的歸檔工作，即安排專員對簽證進(jìn)行分類管理，并保留好每一份簽證的原件以及與之對應(yīng)的發(fā)文記錄、簽收記錄及審核結(jié)果。
(作者單位：中倫律師事務(wù)所）
